Alle reagerer forskelligt i tider med usikkerhed og bekymringer. Dette gælder også på arbejdspladsen. Som arbejdsgiver er det vigtigt at være struktureret og have rutiner på plads inden det uventede sker samt at kommunikere på en måde, der giver en følelse af sikkerhed og tillid blandt medarbejderne. At have en struktur på plads vil hjælpe din organisation med at stå fast i enhver vanskelig periode.
Hvis hele dit fokus er på, hvordan situationen påvirker service til kunder, eller hvordan virksomheden kan se ud i medierne, risikerer du at glemme dem, der har størst betydning: dine medarbejdere. Selvom styring af organisationen gennem en vanskelig periode er en teamindsats, spiller HR også en afgørende rolle.
Herunder finder du fem kommunikationstips til krisetider:
1. Etabler et kriseteam
I vanskelige tider er der behov for sikker ledelse og klar information. Saml en lille gruppe mennesker fra ledelse, HR og dit kommunikationsteam med klare rutiner for beslutningstagning og kommunikation.
For at undgå modstridende budskaber fra enkeltpersoner skal du sørge for at alle i organisationen ved ret tidligt, at al kommunikation vedrørende enhver krise vil blive kommunikeret af den tildelte gruppe.
2. Regelmæssig kommunikation
I mangel på troværdig information spredes spekulationer og rygter hurtigt på arbejdspladsen og på sociale medier. Opret møder og kommunikationer på sammetidspunkt hver dag, så medarbejderne ved, hvornår de kan forvente opdateringer.
Selvom der ikke er noget nyt at rapportere, er det vigtigt at kommunikere, at der faktisk ikke er noget nyt i sagen.
Prøv at holde hver opdatering kort, så medarbejderne ikke bliver overvælder af informationen og i stedet kan absorbere de vigtigste oplysninger i deres tempo.
Husk timing: Hvis kontoret bliver nødt til at lukke for en stund, og medarbejderne skal arbejde hjemmefra, skal denne information gå ud, før ”early-bird” medarbejdere ankommer til kontoret om morgenen.
Hvis medarbejdere har brug for at arbejde eksternt i længere perioder, så husk at læse vores 5 tips til kommunikation med medarbejder, der arbejder hjemmefra blogpost.
3. Brug flere forskellige kanaler til kommunikation
Evaluer din nuværende set-up for kommunikation og vær sikker på, at de vigtige opdateringer faktisk når ud til alle medarbejderene - især hvis du har brug for at kommunikere til medarbejdere, der ikke er arbejder på kontoret. Sørg for, at alle ansatte modtager opdateringer på samme tidspunkt og har samme adgang til information, uanset om de arbejder på et kontor, en fabrik eller hjemmefra.
Når du overvejer kommunikationsformer, så tænk udover e-mail og intranet og overvej i stedet en ”mobil først” tilgang. Undersøgelser viser at den gennemsnitlige person tjekker deres mobiltelefon 58 gange om dagen. Hvis du tilbyder en app til dine medarbejdere, vil du have mulighed for at kommunikere dine beskeder gennem push-notifikationer på appen.
4. Gør den personlig med en video
En video er en enkel og personlig måde at kommunikere til enhver med en smartphone. Lad din CEO eller en anden i ledelsen optage en kort videobesked, der kan blive sendt ud digitalt til alle ansatte.
Lad være med at bekymre dig om at skulle skabe et professionelt produkt, det vigtigste er at holde en rolig og personlig tone, der får medarbejderne til at føle, at ledelsen arbejder for at løse situationen bedst muligt, og at ingen medarbejdere glemmes.
5. Husk at evaluere
Efter stormen er blæst over er det forståeligt, at alle gerne vil tilbage til hverdagen. Det er dog vigtigt, at du også husker at tage dig tid til at reflektere over, hvad der fungerede godt, og hvad der kunne have været bedre. Var du i stand til at nå alle medarbejdere, eller har du brug for nye redskaber til at gøre det endnu mere effektivt? Spørg dine medarbejdere og ledere om deres oplevelse af situationen. Når alt kommer til alt, er det dem, der bedst kan svare dig på, hvad der fungerer.
Vil du have flere tips og lære mere om, hvorfor effektiv og målrettet kommunikation er så vigtigt? Download vores whitepaper, En arbejdsgiver guide til effektiv kommunikation.
