Nye arbejdsrutiner, fjernrekruttering og digitale kaffepauser - coronavirus-udbruddet i 2020 har ændret vores arbejdsliv på flere forskellige måder. For at finde ud af, hvordan ændringerne har påvirket HR arbejde, udførte Benify en undersøgelse med deltagelsen fra over 900 HR-fagfolk. Her taler en af dem om, hvordan HR-arbejde er blevet påvirket i en organisation, hvor nogle har været i stand til at tage arbejder med hjem, mens andre hold skulle screenes for at undgå infektion og sikre, at samfundskritiske funktioner kunne opretholdes.
Vil medarbejderne fortsætte med at arbejde hjemmefra, selv når det ikke længere er nødvendigt, taget infektionstallet i betragtning? Hvordan har arbejdet med personalets sundhed ændret sig? Resultaterne er samlet i en fascinerende ny mini-rapport, Hvordan HR er blevet påvirket af 2020-pandemien.
En af dem, der deltog i undersøgelsen, var Marie Siwersson, HR Business Partner, der i de sidste 11 år har arbejdet i det svenske energiselskab, Öresundskraft i Helsingborg. Den kommunalejede virksomhed har omkring 400 ansatte i flere forskellige arbejdsområder. Mange medarbejdere arbejder med elproduktion, andre betjener kunder, mens andre arbejder på hovedkontoret inden for IT, økonomi og forretningsudvikling. Selvfølgelig har corona-pandemien påvirket de forskellige områder på hver deres måde, hvilket har betydet at Marie og hendes kolleger, har været nødt til at tilpasse deres håndtering af hvert områdes unikke omstændigheder.
At være forberedt på krise
– Som energiselskab har vi en samfundsmæssig funktion. For at sikre kritiske aktiviteter under pandemien satte vi visse grupper i karantæne. Indtil midten af september havde ingen andre medarbejdere adgang til kontrolrummet, hvor de forberedte grupper arbejder, siger Marie og tilføjer, at disse hold også var vant til at være kriseforberedte inden pandemien:
– Når der er udfordringer med elektricitet eller varme, arbejder de, indtil det er løst, og tilkalder kun hjælp, hvis det er nødvendigt. Det er lidt det samme som mentaliteten hos brandvæsenet; kriser er en del af hverdagen.
Medarbejdere som arbejder på kontor, får muligheden for at arbejde hjemmefra
For kontormedarbejdere handlede ændringen om at tilpasse lokaler samt tillade medarbejdere at arbejde hjemmefra.
– For dem, der har familie, der tilhører en højrisikogruppe, eller dem, der er særlig bekymrede over deres eget helbred, har evnen til at arbejde hjemmefra givet en følelse af sikkerhed.
Fjernarbejde er ikke blevet tvunget, men i stedet har det været en anbefaling.
– Alle har selvfølgelig forskellige omstændigheder. Dem der ikke har ønsket det, eller har været ude af stand til at arbejde hjemmefra, har været velkomne til at komme på kontoret. Vi har haft masser af håndsprit på kontoret, og for at gøre det lettere at holde afstand har vi flyttet skrivebordene fra hinanden og fjernet hver anden stol i frokostsalen.
Perfekt tidsbestemt digital overgang
I vores undersøgelse sagde 89% af deltagerne, at deres medarbejdere havde fået lov til at arbejde hjemmefra under pandemien. For at fjernarbejde kan fungere effektivt, er det naturligvis nødvendigt at have det rigtige udstyr. For Öresundskraft kunne de ikke have været heldigere med timingen:
– Vi udskiftede alle vores computere med bærbare computere lige før pandemien ramte. Vi var virkelig heldige. Hvis vi ikke havde gjort det, ville vi have haft problemer med online-møder og lignende. Dette gjorde at vi straks kunne tilpasse os.
Det at så mange medarbejdere med det samme skiftede til fjernarbejde og digitale møder, medførte ifølge Marie positive effekter:
– De, der måske ikke har været særligt digitale før, er nu blevet introduceret til nye måder at arbejde på. Atmosfæren har været meget tilgivende, og alle har hjulpet hinanden. Folk har foreslået at tænde kameraet og forklare hvordan man deler skærmen. Ingen har været nødt til at føle, at de ikke er hurtige eller gode til teknologien. Det hele er gået rigtig godt.
Rekruttering foregår efter planen med digital onboarding
Vores undersøgelse afslører, at 41% af arbejdsgiverne har fortsat deres rekrutteringsindsats som planlagt. Det samme antal har delvist standset eller sat indsatsen på pause, mens 12% har fuldstændig stoppet eller sat rekrutteringen på pause. Öresundskraft hører til i den første kategori:
– Vores rekrutteringer er fortsat som planlagt, men vi har gennemført nogle interviews online via Teams. Vi har også for nylig implementeret et værktøj til digital onboarding. Vores hensigt var oprindeligt at vente til efter sommerferien, men vi valgte at starte i juni, i betragtning af den aktuelle situation. Da vi stadig må komme på kontoret, har vi været i stand til at have nogle af introduktioner personligt, og ledere har været i stand til at mødes med deres nye medarbejdere. Det har været lidt underligt for dem ikke at være i stand til at møde alle de nye kollegaer på stedet, men alle har tilpasset sig situationen, og det er gået meget godt.
Fokus på medarbejdernes sundhed og udfordringerne ved at lede på afstand
Mere end en tredjedel af deltagerne i undersøgelsen oplyser, at pandemien har ændret deres strategiske sundhedsarbejde. Fokusområdet er at mindske risikoen for psykisk sygdom i kølvandet på pandemien.
På Öresundskraft har Marie og hendes kollegaer indset, at eksternt lederskab har sine udfordringer:
– Det vi har hørt, er at nogle medarbejdere ikke har følt sig set af deres ledere eller har følt sig ensomme, når de ikke har kunne mødes med deres kolleger. Det sociale arbejdsmiljø har måske ikke altid været det bedste under fjernarbejde, og set i bakspejlet skulle vi måske have lagt mere indsats i at hjælpe vores ledere med at lede på afstand. Vi kan lære af denne lektion.
Det er længe blevet fastslået, at fysisk træning også er gavnlig for mental sundhed. På Öresundskraft havde de, lige før pandemien brød ud, indført en time hver dag i den betalte arbejdstid, hvor medarbejderne kunne træne. Denne kaldes wellness-timen.
– Vi har fået god respons på wellness-timen. Vi har en tennisbane på stedet, og nogle medarbejdere har taget initiativ til at løbe sammen hver anden mandag. Mange medarbejdere vælger også at holde møder udenfor eller gå en tur over frokost, når de arbejder hjemme.
Men har medarbejderne lyst til at vende tilbage til kontoret nu?
Når det kommer til fjernarbejde efter den mest kritiske fase af pandemien, er det ikke sikkert, at arbejdsgivere og medarbejdere har den samme opfattelse. Ifølge en undersøgelse foretaget af Remote Lab er medarbejderne mere positive omkring det at arbejder hjemmefra end lederne er.
I vores undersøgelse siger knap 10% af deltagerne, at de vil tilbyde deres medarbejdere den ubegrænsede mulighed for at arbejde hjemmefra, selv når det ikke længere er nødvendigt, dvs. når der ikke længere er risiko for infektion.
Efter sommeren begyndte Öresundskraft at tilskynde medarbejdere, der arbejder hjemmefra, at vende tilbage til kontoret mindst et par dage om ugen. Marie mener at i nogle tilfælde kan dette være en udfordring:
– Mange er blevet komfortable med at arbejde hjemmefra, deltage i møder digitalt og undgå pendling til arbejde. Og fleksibiliteten, som det at arbejde hjemmefra medfører, bliver modtaget meget positivt. Vi har ikke taget en holistisk tilgang til problemet, fordi vi har så mange forskellige aktiviteter. Lige nu er det op til vores ledere at vurdere, hvordan det fungerer på de forskellige områder. Med hensyn til udførelsen af arbejde er det gået godt for de fleste. Men for holdånden synes jeg det er vigtigt også at mødes fysisk.
Vil du se flere resultater fra vores undersøgelse over mere end 900 HR-fagfolk? Download vores mini-rapport Hvordan HR har været påvirket af 2020-pandemien i dag!
