Efter en lang periode med usikkerhed i forbindelse med corona-pandemien er virksomheder i mange lande endelig begyndt at byde deres medarbejdere velkommen tilbage på arbejdspladsen.
Mens de fleste arbejdsgivere er bekendt med begreberne preboarding, onboarding og offboarding, som dækker hele medarbejdernes ansættelsescyklus, er reboarding et begreb, som historisk set er blevet brugt i forbindelse med medarbejdere, der vender tilbage til arbejdet efter forældreorlov eller langvarig sygeorlov. I dag henviser reboarding dog mere almindeligt til at introducere medarbejderne tilbage til arbejdspladsen og gøre dem bekendt med ikke blot deres rolle, men også virksomhedens politikker i en postpandemisk verden.
Det er dog ikke så let som blot at åbne dørene og komme tilbage til arbejdet. Inden de ansatte bydes velkommen tilbage på arbejdspladsen, er det vigtigt, at virksomhederne har en plan for at genindsluse de ansatte.
Arbejdet er ikke, hvad det plejede at være
Selv om mange medarbejdere vender tilbage til kontoret, vil det ikke være som før. Det vil sige, at kun få organisationer sandsynligvis vil vende tilbage til den måde, tingene var før covid, hvor alle medarbejdere var forpligtet til at arbejde fra kontoret på fuld tid. I stedet vil vi se mange variationer af hybride arbejdsmodeller.
Uanset om enkeltpersoner arbejder fra kontoret to eller tre dage om ugen eller hjemmefra det meste af tiden, vil vi se mange forskellige måder at arbejde på. I vores undersøgelse af mere end 58.000 ansatte i hele Europa sagde 59 % af de ansatte i Danmark, 49 % i Tyskland, 46 % i Frankrig, 45 % i Nederlandene, 34 % i Storbritannien og 30 % i Sverige, at de gerne ville have mulighed for at arbejde mere hjemmefra i fremtiden. Et stort flertal fra alle lande i undersøgelsen siger, at de gerne vil arbejde hjemme fra et sted mellem 40-60 % af tiden.
Desuden siger 73 % af franskmændene, 69 % af tyskerne, 64 % af danskerne, 63 % af hollænderne, 57 % af de britiske og 40 % af de svenske respondenter, at fleksible arbejdstider er meget vigtige, når de skal beslutte, om de vil søge et nyt job eller blive hos deres nuværende arbejdsgiver.
Før du går i gang med at reboarde
Mens man forbereder sig på at reboarde medarbejderne tilbage på kontoret, er det vigtigt, at virksomhederne har defineret deres politikker og retningslinjer. Er der f.eks. en plan for placering? Hvad er virksomhedens politikker vedrørende hjemmearbejde? Hvad er reglerne for arbejdsudstyr? Er der sundhedsrestriktioner, som medarbejderne skal være opmærksomme på, f.eks. begrænset antal tilladte personer i mødelokaler og frokostrum? Skal medarbejderne bære maske? Det er vigtigt at have svarene på disse spørgsmål, før man reboarder medarbejderne.
Et andet spørgsmål, som arbejdsgiverne bør være forberedt på, er et muligt sammenstød mellem medarbejderne om selve pandemien. Som HR Magazine fortæller, har pandemien påvirket og udfordret os alle forskelligt, og alle har en mening om, hvordan tingene skal håndteres. Derfor skal virksomhederne være tydelige med hensyn til at kommunikere forventninger og politikker på arbejdspladsen.
En måde at minimere risikoen for konflikter blandt medarbejderne på er, at etablere en rådgiver, der er udpeget til at løse udfordringer. Desuden bør medarbejderne vide, hvem eller hvor de kan henvende sig, hvis de har spørgsmål eller bekymringer.
Blandede følelser
For mange er der blandede følelser ved at vende tilbage til kontoret, hvilket arbejdsgiverne bør tage hensyn til, når de udarbejder deres politikker. Ifølge American Psychological Association siger næsten halvdelen af amerikanerne (49 %), at de føler sig utrygge ved at tilpasse sig til personlig interaktion, når pandemien er slut, og 46 % siger, at de ikke føler sig trygge ved at vende tilbage til at leve livet som før pandemien.
Mens mange medarbejdere nævner, at de er bange for at miste deres balance mellem arbejdsliv og privatliv og andre privilegier i forbindelse med arbejde hjemmefra, når de vender tilbage til kontoret, nævner andre, at de er bekymrede for at vende tilbage til kontorlivet og socialisering ansigt-til-ansigt efter en så lang periode med begrænset kontakt.
For mange mennesker vil det også være første gang, de møder deres kolleger personligt. Men disse "nye" medarbejdere er ikke de eneste, der har brug for tid til at tilpasse sig til forandringerne. Efter at have arbejdet isoleret i så lang tid bør arbejdsgiverne være forberedt på en tilpasningsperiode, hvor medarbejderne vænner sig til at dele deres arbejdsplads igen.
Tips til reboarding
1. Først og fremmest skal arbejdsgiverne, når de reboarder medarbejdere, informere medarbejderne om virksomhedens politikker, praksis og procedurer. Desuden bør arbejdsgiveren informere medarbejderne om virksomhedens køreplan, om hvor virksomheden er på vej hen, og om dens holdning til fleksibilitet og fjernarbejde.
2. Selv om det sandsynligvis er unødvendigt at give de tilbagevendende medarbejdere en rundvisning på kontoret, medmindre din virksomhed selvfølgelig har flyttet lokaler, skal du overveje, hvad du skal gøre for at gøre arbejdsforholdene optimale. Skal skrivebordene indrettes for at skabe en sikker afstand mellem kollegerne? Skal mødelokalerne ændres, så der er plads til færre personer? Skal der installeres hånddesinfektionsapparater på badeværelserne?
3. Genetablering og styrkelse af en følelse af kultur og sammenhold. Sikre, at medarbejderne forstår, hvordan de bidrager til virksomhedens succes. Her er flere tips til, hvordan man opbygger en positiv arbejdsplads-kultur.
4. Spørg medarbejderne, hvad de har brug for og ønsker for at gøre overgangen mere behagelig. Send regelmæssigt undersøgelser og spørgeskemaer, som medarbejderne kan besvare anonymt. Gennem undersøgelser kan arbejdsgiverne få værdifuld feedback og få at vide, hvordan medarbejderne har det, hvordan de tilpasser sig forandringerne, hvad de mener fungerer godt, og hvad der kan forbedres.
5. Gennemgå dine medarbejderfordele. Da vi spurgte medarbejderne, hvor enige de er i, at de medarbejderfordele, som deres arbejdsgiver tilbyder dem, afspejler den aktuelle situation, er der udover i Holland (34 %) mindre end 20 % i Storbritannien, Danmark, Tyskland, Sverige og Frankrig, der siger, at de er meget enige. Hvilke medarbejderfordele siger dine medarbejdere, at de har brug for og ønsker? Hvilke fordele vil støtte deres trivsel?
Hvis du vil se flere resultater fra vores undersøgelse og begynde at forberede dig på fremtiden, så download rapporten om fremtidens arbejde.
