Onboarding på afstand: Sådan byder du nye medarbejdere velkommen, hjemmefra

20.07.21

Hvordan giver du dine nyansatte medarbejdere en varm velkomst på et tidspunkt, hvor hele eller størstedelen af virksomheden arbejder hjemmefra? I denne blogpost viser Hannah Steele, Talent Acquisition Specialist hos Benify, hvordan man kan skifte til en digital onboarding-proces. Du møder også to nye medarbejdere hos Benify, der er blevet introduceret til stort set alt eksternt. 

3 tips til en vellykket fjern-onboarding: 

1. Digitaliser mere

Med digitale værktøjer kan de nye medarbejdere lære mere om virksomheden og tjekke nogle af opgaverne ud, allerede inden den første arbejdsdag. 

2. Tænk ud over dit eget team

'Meet and Greets' online med medarbejdere i andre dele af organisationen bygger vigtige relationer op og giver en bedre forståelse af, hvordan hele virksomheden fungerer. 

3. Brug sociale medier

Vis virksomhedskulturen i sociale kanaler og opmuntr nye medarbejdere til at få adgang til både nye og gamle stillinger.


 

HR-eksperten på muligheder og udfordringer med digital onboarding 

hannah-steele-benify

Hvor mange mennesker har startet deres arbejde hos Benify siden medarbejderne begyndte at arbejde hjemmefra?

30 i alt! Nogle måtte arbejde deres første uge fysisk på kontoret, men det meste af introduktionen foregår eksternt. 

Hvilke udfordringer betyder det for onboarding?

Den største udfordring, når onboarding er fuldstændigt fjernt, er, at den nye medarbejder ikke ser ansigterne på alle de fantastiske medarbejdere, og personen får heller ikke et naturligt forum til at opbygge forhold til kolleger uden for sit eget team. Der er større sandsynlighed for at en følelse af ensomhed påvirker de, der er helt nye på en arbejdsplads, og som ikke har været i stand til at opbygge relationer med kolleger. Du går glip af de naturlige check-ins, der ellers sker ved for eksempel kaffemaskinen eller når du passerer en persons skrivebord, hvor du nemt kan stille et spørgsmål. Både relations opbygningen risikerer at lide under disse forhold, men også muligheden for at få dybere viden om organisationen, og hvad de forskellige roller betyder.

Hvad gør Benifys HR-team for at imødegå udfordringerne? 

Vi har skiftet til digitale introduktionsdage i stedet for at have dem på hovedkontoret, som vi normalt gør. Når vi anvender interaktive workshops, kan vi stadig hjælpe nye medarbejdere med at opbygge relationer til hinanden og sikre, at de får en solid introduktion til virksomheden. Vi har struktureret 'Meet and Greets' online med kolleger i andre dele af organisationen, som koordineres af hver nye medarbejders øjeblikkelige leder. For at opbygge relationer på tværs af organisatoriske grænser udfordrer vores team andre hold i en quiz online hver fredag. Hver ny medarbejder får også deres egen 'buddy' og har daglige check-ins med teamet. Vi har også åbnet en dedikeret chatkanal på teams til hurtige spørgsmål. 

Hvilken form for support har ledere i organisationen brug for til dette?

Vi i HR har oplevet, at lederne har brug for støtte til at etablere en struktureret introduktionsproces, hvor de også får relationerne til kollegaer med. Mange ledere er gode til at skabe en god introduktionsplan, hvor den nye medarbejder får den nødvendige viden til at udføre deres job. De er også gode til at opretholde en kontinuerlig dialog, selvom det er på afstand. Det som man tit glemmer, er at lægge mærke til, hvad andre personer eller teams har brug for, for at kunne opbygge relationer med den nye medarbejder, da dette ikke sker naturligt, når man ikke kan mødes i virkeligheden. For at sikre sig, at dette bliver prioriteret, har vi valgt at inkludere det som en del af de digitale introduktionsdage, som vi i HR er ansvarlige for. Vi foreslår også at have et buddy-system og bruge Teams grupper, 'Meet and Greets' og lignende. 

Hvordan bruges Benifys platform til digital fjern-onboarding?

Benifys platform er yderst nyttig for os, når det gælder digitalisering af dele af introduktionsprocessen, selv i almindelige tilfælde, men selvfølgelig endnu mere nu, når vi arbejder eksternt. Nye medarbejdere kan logge på deres personlige Benify-portal og for eksempel få adgang til e-learning og checklister med ting, de har brug for i løbet af deres første dage. Ved hjælp af portalen kan vi sikre, at alle nye medarbejdere får samme niveau ved deres introduktion, uanset hvem de har som den nærmeste leder. Portalen bruges også til preboarding, hvilket betyder, at den nye medarbejder kan få adgang til information og viden, allerede inden deres første dag på arbejdet. Meget af indholdet sigter mod at give en grundlæggende forståelse af Benify som virksomhed, vores kultur og vores historie. Det giver større sikkerhed at få dette før den første dag på arbejdet, især i disse tider hvor mange føler sig usikre på fremtiden. At introducere nye medarbejdere til vores kultur ved hjælp af platformen bliver også ekstra vigtigt, når man ikke kan opleve kulturen på stedet. 

Hvilke tip har du til andre arbejdsgivere, der ønsker at få deres nye medarbejdere til at føle sig velkomne på afstand...

... inden den første dag på arbejde?

Hvis du ikke allerede har gjort det, skal du se, hvordan du kan digitalisere din introduktion. Udarbejd en klar plan for introduktionen og formidle den til den nye medarbejder, helst en måned før den første dag. Det giver en følelse af sikkerhed at vide, hvad der skal komme. Det er generelt godt at opretholde en kontinuerlig kontakt og dialog med nye medarbejdere gennem hele processen for at skabe engagement og sikkerhed. Det reducerer også risikoen for at en medarbejder vælger at fratræde før sin første arbejdsdag. Praktisk er det naturligvis også vigtigt at planlægge leveringer, så den nye medarbejder modtager det nødvendige udstyr til at kunne arbejde hjemmefra, i god tid. 

... når de begynder på arbejdet?400x400_popup-DK

Når en ny medarbejder er startet, er det godt at have en tæt dialog med de resterende teammedlemmer gennem daglige check-ins og at andre i teamet er involveret i nogle af introduktionsmomenterne. Med Zoom og andre digitale værktøjer er det også nemt at arrangere 'Meet and Greets' med medarbejdere i andre teams, samt at have digitale introduktionsdage. Derefter er det naturligvis vigtigt at følge op på onboarding planen og tjekke med deres nye medarbejdere, hvis der er noget de føler, at de mangler. 

Hvordan kan man opretholde en stærk virksomhedskultur eksternt og vise den for den nye medarbejdere?

Brug sociale medier som Instagram, Facebook og LinkedIn, og selvfølgelig din Benify-portal, hvis du har en, til at vise din kultur. Hos Benify opfordrer vi nye medarbejdere til at følge virksomhedens sociale kanaler, hvor vi fortsætter med at offentliggøre indhold, selv når vi arbejder eksternt. For eksempel har forskellige teams på skift ansvar for vores Instagram-konto, hvor de kan vise deres arbejdsdag.  

Matilda og Alexandra blev introduceret eksternt

To nye Benifyere, der kun havde et par dage på kontoret, før det var tid til at arbejde hjemmefra, er Alexandra Gryde, projektleder, og Matilda Dankemeier, Talent Acquisition Coordinator. 

Hvordan har det været at arbejde hjemmefra som en "begynder"?Matilda-Dankemeier-benify-DK

Det er åbenlyst en meget speciel situation. For min del er jeg meget glad for, at jeg har arbejdet meget hjemmefra før, og jeg har arbejdet med lignende opgaver. Jeg ved, hvordan jeg har brug for at strukturere min dag og mine opgaver for at være produktiv. Derudover har jeg konstant støtte fra min nærmeste chef og muligheden for at skrive til hende, hvis noget får mig til at føle mig usikker eller hvis der sker noget, som jeg ikke ved, hvordan jeg løser, siger Matilda (på billedet til højre). 

 

Det er en stor fordel at så mange arbejdsopgaver allerede er digitale i Benify, men jeg savner den sociale del og det at have kolleger omkring mig til at stille spontane spørgsmål. Mit job involverer en mange møder med kunder, og alt sker online nu, hvilket gør det lidt sværere at skabe en personlig kontakt, siger Alexandra. 

Hvordan holder du kontakten med dine nye kolleger?alexandra-gryde-benify-DK

Vores team starter og slutter hver arbejdsdag med et møde på Zoom. En dag spiste vi endda en fælles frokost, hvilket var sjovt. Teams har også en åben chatkanal for alle inden for projektlederfunktionen hos Benify. Der finder du altid nogen at chatte med, hvis du vil have en snak, siger Alexandra (på billedet til højre). 

 

De daglige morgenmøder med holdet har været meget vigtige for mig. Muligheden for at se hinanden og få indsigt i, hvad alle gør i deres arbejde, er meget værdifuldt – det får dig til at føle dig mindre alene. Vi ender også hver uge med en 'wrap up', hvor vi skåler i en valgfri drikkevare og spiller Kahoot. Der er endnu mere plads til at tale om ting, der ikke har noget at gøre med arbejde, konkluderer Matilda. 

 

"Udvikl en klar plan for introduktionen og kommuniker den til den nye medarbejder, helst en måned før den første dag. Det giver dig en følelse af sikkerhed at vide, hvad der kommer."

Hannah Steele,
Talent Acquisition Specialist, Benify. 

Abonner på vores blog