Ved at give nyansatte medarbejdere en positiv onboarding-oplevelse, holder du entusiasme og engagementet højt, fra det øjeblik medarbejderen underskriver deres ansættelseskontrakt, til deres første arbejdsdag. En gennemtænkt preboarding-proces hjælper ikke kun nye medarbejdere med at komme hurtigere ind i deres nye rolle, men giver samtidig arbejdsgiveren en fantastisk mulighed for at styrke deres employer brand.
Med de rigtige værktøjer bliver onboarding let. I dag digitaliseres flere og flere HR-processer. Fordelene er tydelige: reduceret administration, øget kvalitetssikring og en mere simpel, samt holdbar, oplevelse for HR og medarbejdere.
I dette indlæg fortæller Malin Artvin, HR Specialist og HR Business Partner hos AFA Insurance, hvordan hun og hendes kolleger bruger Benifys HR-platform til at digitalisere deres preboarding proces.
Malin, hvornår begyndte du preboarding hos AFA Insurance?
Vi begyndte at arbejde med projektet internt i 2019 og var i gang inden januar 2020.
Hvad håbede du på at opnå, da du introducerede digital preboarding?
Formålet med at digitalisere vores preboarding-proces var at gøre det lettere for vores nye medarbejdere, at starte deres onboarding. Vi ønskede også at skabe glæde og en følelse af stolthed, allerede inden medarbejderne startede.
Da arbejdsmarkedet i dag primært er styret af kandidaten, kan det godt ske, at en medarbejder er ved at underskrive en kontrakt et sted, men så pludselig modtager et tilbud fra en anden arbejdsgiver. Ved at kommunikere med medarbejderne inden deres første dag er vores håb, at de fornemmer, at vi er en attraktiv arbejdsgiver, og at følelsen af at de har taget en god beslutning om at arbejde sammen med os, forlænges og opretholdes.
Kan du kort beskrive din proces til preboarding?
Så snart en ny medarbejder har underskrevet deres ansættelseskontrakt, modtager de en e-mail og bliver bedt om at logge ind på preboarding-platformen. På platformen kan de se en velkomstvideo, læse om nogle af vores fordele, afgive ordrer på specifikke varer*, læse om vores virksomhedsværdier og meget mere.
Tre uger før medarbejderen starter, modtager de en e-mail, hvor de kan bestille deres frokostkort. En uge før de starter, kan de se en film om, hvad der sker på deres første dag.
Hvad er de største fordele ved at tilbyde digital preboarding?
Ud over at gøre det lettere for nye medarbejdere at starte deres onboarding tidligere og hjælpe med at opbygge vores brand som arbejdsgiver, gør det også tingene lettere for administrationen. Tidligere sendte vi bare en stor bunke papirer til nye medarbejdere, og HR brugte dermed også meget tid på det, som vi nu kan digitalisere i Benify-platformen.
Hvordan har modtagelsen været indtil nu?
Vi har modtaget meget positivt respons fra vores nye medarbejdere. De føler, at det er professionelt, informativt, moderne og hjælper med at skabe en følelse af stolthed.
Hvordan og hvorfor brugte du Benifys platform til preboarding?
Da vi traf beslutningen om at digitalisere vores preboarding-proces, ville vi ikke bygge vores egen løsning eller købe et nyt system. Vi ønskede blot at bruge et af vores eksisterende systemer. Vi brugte allerede Benifys platform til at styre vores medarbejderfordele, så da vores client manager hos Benify fortalte os om muligheden for at inkludere preboarding, føltes det som et naturligt skridt. Det er også fantastisk for nye medarbejdere, at kunne logge ind og lære deres personlige medarbejderplatform at kende, da de kommer til at bruge det meget, når de arbejder hos os.
Hvordan byggede du din preboarding-proces?
Der er skabeloner og sektioner på platformen, som vi kunne udfylde med vores eget indhold, såsom tekster, billeder og videoer. Vi havde allerede en hel del materiale - dog optog vi to nye videoer: en velkomstvideo og en video om, hvad der sker på en medarbejders første dag.
Vi besluttede os også for at fremhæve vores værdier, virksomhedens historie, give information om vores kollektive aftaler, pension, medarbejderforeninger samt muligheden for at tilmelde sig forskellige personalegoder direkte på platformen.
Har du nogle tips til andre arbejdsgivere, der ønsker at introducere digital preboarding?
Bare gør det! Begynd at digitalisere din preboarding-proces så hurtigt som muligt. Jeg er overbevist om, at digital preboarding vil være en standard i fremtiden. Det er også en fantastisk mulighed for at skille sig ud blandt andre arbejdsgivere, og det behøver ikke at være et stort, kompliceret projekt.
Hvis du allerede bruger en Benify-platform, kan du tale med din client manager, for at se hvilke muligheder der er. Derefter skal du bare starte med de givne skabeloner og indsamle materiale som videoer, billeder og information om dine virksomhedsværdier. Du kan altid tilføje mere materiale senere.
Hvilke tips har du til at lave en god preboarding-video?
Hvis du ikke har budgettet til en professionel videoproduktion, kan du sagtens filme selv. Efter min erfaring har hjemmelavede videoer, der ikke er særligt instruerede, ofte en mere ægte følelse og får en bedre respons, end professionelle videoer. Sørg for at bruge hjælp fra interne ressourcer. En stor succes hos os, har været det fantastiske samarbejde mellem HR og kommunikation.
Har du flere tips til materialer?
Tilføj ikke for meget materiale og undgå lange tekster. Tænk 'mobil-først'. Mange medarbejdere logger ind på platformen via mobilen, så teksterne skal være korte. Overvej også, hvilken følelse du vil formidle, og ikke kun hvilke oplysninger du vil dele.
Har du lignende projekter til andre ansættelsesprocesser, såsom employee experience, onboarding og offboarding?
Vi fortsætter vores digitale rejse og har allerede startet adskillige aktiviteter, der fokuserer på vores employee experience under rekrutteringsfasen og onboardingprocessen.
* I Danmark har kunden f.eks. selv mulighed for at vælge deres arbejdsredskaber (mobiltelefon, bredbånd osv.) igennem en Choose Your Own Device ordning.
En positiv preboarding-proces baner vejen for den næste del af medarbejderens ansættelsesproces - onboarding. Vidste du, at 73% af de medarbejdere, der var igennem en digital onboarding-proces sagde, at de var tilfredse med deres introduktion. Sammenlignet sagde kun 56% af dem, der ikke var igennem en digital onboarding-proces, at de var lige så tilfredse. For at lære mere om digital preboarding, onboarding og offboarding, download vores tips i dag!
